תמצית שמירת מסמכי הנהלת חשבונות בהתאם להוראות ניהול ספרים

מאת: רו”ח יניב זילבר; רו”ח יוגב זילבר

להלן מספר הוראות מס הכנסה לעניין שמירת מערכת החשבונות בעסק, לכל עסק מומלץ לקרוא ולהתעדכן עם רואה החשבון בדבר התקנות המלאות החל על כל סוג עסק.

מערכת החשבונות תוחזק במקום העסק, או בכל מקום אחר שעליו הודיע הנישום מראש לפקיד השומה. מותר להוציא באופן זמני את מערכת החשבונות וזאת רק לשם ביקורת, עיון, הצגה, השלמת רישומים או מתן עדות.
מערכת הנהלת החשבונות של העסק תישמר במשך שבע שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, או במשך שש שנים מיום הגשת הדו”ח על ההכנסה לאותה שנת המס, הכל לפי המאוחר.
יש לשמור את מסמכי ההתחשבנות בין העוסק לבין חברת האשראי כחלק ממערכת חשבונותיו.
כל מסמך ממוחשב יישמר כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות של העסק.
מסמכים סטטיסטיים,הזמנות, רישומים פנימיים בין מחלקתיים, מקור תיעוד אשר נסרק למחשב לצורך משלוחו כמסמך ממוחשב, כאמור בסעיף 18ב(א), חוזים ופרוטוקולים, במידה שנוהג הנישום לערכם או לקבלם, וכן תיעוד ופנקסים שהנישום אינו חייב לנהלם על פי הוראות אלה ואשר ניהלם בין מרצון ובין מכוח דין אחר, יישמרו במשך שלוש שנים לפחות מיום הגשת הדו”ח על ההכנסה לשנת המס שאליה הם מתייחסים.

כיצד לשמור מערכת חשבונות ממוחשבת:

המערכת תישמר באמצעי אחסון ממוחשבים.
בכל שבוע הראשון של כל רבעון של שנת המס, ייערך גיבוי למערכת החשבונות הממוחשבת, למעט לתוכנה המנהלת את מערכת החשבונות. גיבוי כאמור, יישמר במקום שעליו הודיע הנישום בכתב לפקיד השומה, השונה מהמקום שבו מוחזקת מערכת החשבונות הממוחשבת של הנישום, ובלבד שאם היתה לו הכנסה שהופקה בישראל או באזור, למעט הכנסה מחברת משלח יד זרה – במקום כאמור שהוא בישראל או באזור בלבד;
תתאפשר הפקה זמינה של פלט מודפס ופלט חזותי של מערכת החשבונות הממוחשבת או כל חלק ממנה וכן מהגיבוי כאמור בפסקה (2).

לעניין כל האמור לעיל, אין ליישם ללא להיוועץ עימנו.